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昨年から引き続き、新人や若手社員に"コンプライアンス"の意味を的確に伝え、会社の危機を未然に防ぐためにはどうしたらよいか、というテーマでのお話です。

前回は、若手社員のSNSへの何気ない投稿が炎上してしまい、会社に深刻なダメージを与えてしまうケースについて、事例を踏まえて説明しました。今回は、そうしたSNSの炎上を防ぐために「SNSガイドライン」を作り、それを若手社員にどうやって浸透させたらよいかについて考えてみたいと思います。

お話は、人事コンサルティングや人材育成・能力開発のための教育に詳しい株式会社KakeruHR代表取締役の一松亮太氏です。

　SNS炎上を防ぐために － 若手社員を支える社内ルール

SNS炎上は「社員の自己責任」では済まされない

前回のコラムでは、SNSによる職場トラブルの恐ろしさを具体的に示した。しかし「SNSの使い方は社員個人の問題ではないか？」という疑問を持つ管理職もいるかもしれない。しかし実際にトラブルが起きると、問題の責任は社員個人だけではなく、「会社の管理責任」として企業全体が問われることになる。

特に若手社員はSNSの活用が日常的で、投稿が炎上リスクにつながるとは考えにくい。「SNSで何を投稿しても個人の自由」「会社は関係ない」という意識が強いため、企業側が積極的に関わり、社員を支える体制づくりが必要である。

職場で実際に活用できるSNSガイドラインの作り方

SNSトラブルを防ぐためには、企業としてシンプルでわかりやすいSNSガイドラインを持つことが第一歩だ。実際にSNSトラブルを未然に防いでいる企業でのガイドラインには、以下のようなポイントが共通して含まれている。

・　社内情報（取引先名、製品情報、プロジェクト内容等）の投稿禁止

・　職場や取引先に対してネガティブな印象を与える内容の投稿禁止

・　写真や動画の投稿時の注意（職場や仕事関係の写真を無許可で投稿しない）

・　投稿前に迷った場合は必ず上司や同僚に相談することを推奨

・　個人アカウントでも企業に所属している自覚を持って投稿することを促す

これらのルールは、特に難しいことではなく、当たり前のように見える。しかし、その「当たり前」が職場に浸透していないことが、SNSトラブルの根本的な原因である。

ルールを若手社員に伝える効果的な方法

「SNSガイドラインを作ったものの、全く読まれていない」という企業は少なくない。そのため、単にガイドラインを配布するだけでなく、職場で効果的に伝える工夫が必要だ。

まず大切なのは、SNSルールの重要性を「具体的な事例を通じて伝える」ことである。例えば、過去に自社や他社で起きた実際の炎上事例を短くまとめて定期的に職場で共有することで、SNSルールを自分ごと化させることができる。

また、若手社員には一方的な指導よりも、共感や納得感を重視した伝え方が効果的である。例えば職場で定期的に開催する勉強会や座談会で、若手社員自身にSNSの具体的な投稿例を見せ、「あなたならこれは投稿する？しない？」などと参加型の議論を行うことも効果的だ。自分で判断する力が養われれば、SNSを使う際の意識も自然に高まる。

日常的にフォローできる職場内の仕組み作り

SNSトラブル防止の仕組みは、ガイドラインを作って終わりではない。日常的にフォローができる体制を整えておくことが重要である。

具体的には、SNS投稿について相談しやすい担当者を社内で決めたり、月1回程度のSNSリスク共有ミーティングを設けたりすることである。また、定期的に簡単なSNS投稿リスクチェックリストを回覧し、社員各自が振り返りを行える仕組みを作ることも効果的だ。

例えば、ある企業では毎週月曜日に「今週のSNS注意ポイント」を朝礼やメールで共有し、過去に起きた炎上事例を軽く紹介している。さらに別の企業では、専用のSlackチャンネルを設けて、「こんな投稿を考えているが大丈夫だろうか？」と気軽に相談できるようにしている。こうした小さな仕組みがあることで、社員同士が自然とSNSリスクを意識するようになり、結果としてトラブル防止につながっている。

SNSリスクから若手社員を守る職場へ

SNSトラブルは決して「運が悪かった」だけでは済まされない。社員を守るためには、「SNSの使い方は自己責任」と切り離すのではなく、企業全体で支援する体制を作る必要がある。ガイドラインを作り、それを職場で共有し、日常的にフォローする。そのシンプルな取り組みこそが、若手社員をトラブルから守り、職場の安心を生むのである。

完璧なガイドラインを作ろうとする必要はない。まずは来週の会議で『SNSで気をつけていることはあるか？』と話題にしてみるだけでも、職場の意識は変わり始めるものだ。

株式会社KakeruHR 代表取締役

一松 亮太　

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